Tìm một địa điểm tổ chức hội nghị tại TPHCM không chỉ cần quan tâm đến sức chứa mà còn phải cân nhắc không gian, cách bố trí, thiết bị và dịch vụ đi kèm. Hotel Nikko Saigon mang đến hệ thống phòng họp và sảnh sự kiện đa dạng, từ các cuộc họp nhóm nhỏ đến hội nghị quy mô 600 khách. Cùng khám phá các không gian, gói dịch vụ, chi phí tham khảo và quy trình đặt phòng để lựa chọn phương án phù hợp cho từng chương trình.
I. Hotel Nikko Saigon – Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị 5 Sao
Một địa điểm tổ chức hội nghị cần đáp ứng đồng thời yêu cầu về không gian, thiết bị, ẩm thực và khả năng phục vụ khách. Tọa lạc tại 235 Nguyễn Văn Cừ, phường Cầu Ông Lãnh, TP.HCM, Hotel Nikko Saigon là khách sạn 5 sao với hệ thống phòng họp và ballroom đa dạng, phù hợp cho doanh nghiệp, tập đoàn, tổ chức quốc tế và các chương trình MICE.
Tùy quy mô, địa điểm tổ chức hội nghị tại tphcm này có thể phục vụ:
- Hội nghị, hội thảo, seminar và đào tạo doanh nghiệp.
- Hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, gala dinner.
- Họp ban lãnh đạo, meeting nội bộ và workshop.
- Các chương trình MICE, retreat kết hợp lưu trú.
Từ phòng họp nhỏ đến ballroom sức chứa hàng trăm khách, Hotel Nikko Saigon cho phép doanh nghiệp lựa chọn không gian theo số lượng người tham dự và cách triển khai chương trình. Khách sạn cũng hỗ trợ các hạng mục như Internet không dây, micro, bảng trắng, flip chart và thiết bị nghe nhìn, giúp quá trình tổ chức được tập trung tại một đầu mối.
1. Origami Ballroom – Sảnh Hội Nghị Lớn Cho Sự Kiện Quy Mô Lớn
Nằm tại tầng 3, Origami Ballroom là không gian lớn nhất trong hệ thống địa điểm tổ chức hội nghị của Hotel Nikko Saigon. Ballroom rộng 613 m², trần cao 6,1 m và thiết kế không cột, tạo không gian liền mạch cho các chương trình đông khách. Phòng có thể chia thành hai salon và kết nối trực tiếp với Pre-Function Space, thuận tiện cho việc đón khách hoặc bố trí khu vực trưng bày.
Sức chứa thay đổi theo cách setup:
- Theatre: 600 khách
- Classroom: 400 khách
- Tiệc 10: 430 khách
- Tiệc 12: 504 khách
- Cocktail: 600 khách
- U-Shape: 120 khách
Với quy mô này, Origami Ballroom phù hợp cho hội nghị doanh nghiệp, đại hội, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm và gala dinner. Đây cũng là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp cần địa điểm tổ chức hội nghị tại tphcm có thể kết hợp khu vực sân khấu, khách mời và các hoạt động bên lề trong cùng một không gian.
2. Origami Ballroom 1 & 2 – Không Gian Hội Nghị Linh Hoạt Cho Doanh Nghiệp
Origami Ballroom 1 và Origami Ballroom 2 đều nằm tại tầng 3, có diện tích 289 m² và trần cao 6,1 m. Hai không gian có sức chứa tương đương, phù hợp với các chương trình không cần sử dụng toàn bộ ballroom nhưng vẫn yêu cầu diện tích rộng và cách bố trí linh hoạt.
Tùy theo hình thức tổ chức, mỗi phòng có thể bố trí:
- Theatre: 300 khách
- Classroom: 180 khách
- Tiệc 10: 150 khách
- Tiệc 12: 180 khách
- Cocktail: 200 khách
- U-Shape: 60 khách
Khả năng chia không gian giúp doanh nghiệp dễ điều chỉnh cách sắp xếp theo từng chương trình, từ hội thảo, đào tạo, seminar đến các buổi họp hoặc sự kiện nội bộ. Với quy mô này, Origami Ballroom 1 và 2 là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp đang tìm khách sạn tổ chức hội nghị khách hàng có không gian vừa phải nhưng vẫn đáp ứng nhiều phương án setup.
3. Pre-Function Space – Khu Vực Đón Khách Và Networking Trước Sự Kiện
Một hội nghị không bắt đầu ngay khi khách bước vào phòng chính. Trước đó còn có check-in, đón khách, phát tài liệu hoặc những cuộc trò chuyện ngắn giữa các đại biểu. Pre-Function Space tại tầng 3 được bố trí cho chính những hoạt động chuyển tiếp này. Không gian rộng 176 m², trần cao 6,1 m và nằm liền với Origami Ballroom. Doanh nghiệp có thể tận dụng khu vực này để:
- Đặt bàn check-in và đăng ký khách.
- Tổ chức tea break.
- Bố trí khu vực networking.
- Trưng bày booth hoặc sản phẩm.
- Tạo khu vực chờ trước khi chương trình bắt đầu.
Với những sự kiện cần đón số lượng khách lớn, việc có một khu vực riêng bên ngoài ballroom giúp quá trình tiếp nhận khách được phân tách rõ ràng hơn. Đây cũng là một phần nên được tính đến khi xây dựng phương án cho địa điểm tổ chức hội nghị, thay vì chỉ xem xét diện tích phòng họp chính.
4. Meeting Room 1+2 – Phòng Họp Linh Hoạt Cho Nhóm Vừa
Meeting Room 1+2 nằm tại tầng 4 và có thể ghép thành không gian 70 m², trần cao 3,5 m. Hai phòng được thiết kế để có thể sử dụng linh hoạt, đồng thời có ánh sáng tự nhiên và nhiều cách bố trí bàn ghế.
Sức chứa gồm:
- Theatre: 60 khách
- Classroom: 40 khách
- Tiệc 10: 40 khách
- Tiệc 12: 48 khách
- Cocktail: 50 khách
- U-Shape: 25 khách
- Boardroom: 28 khách
Với quy mô này, phòng phù hợp cho các buổi training, workshop, họp nhóm hoặc breakout session. Nếu một chương trình lớn cần thêm không gian cho các nhóm thảo luận riêng, Meeting Room 1+2 cũng có thể được cân nhắc thay vì sử dụng một ballroom có diện tích vượt nhu cầu.
5. Meeting Room 3 – Phòng Boardroom Nhỏ Cho Họp Lãnh Đạo
Meeting Room 3 có diện tích 25 m², trần cao 3,5 m, được thiết kế theo mô hình phòng họp riêng với không gian gọn và tập trung. Phòng có hai phương án bố trí:
- U-Shape: 7 khách
- Boardroom: 8 khách
Với quy mô nhỏ, Meeting Room 3 phù hợp cho các buổi họp ban lãnh đạo, trao đổi nội bộ, đàm phán hoặc phỏng vấn cần sự riêng tư. Đây cũng là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp muốn bổ sung một phòng họp kín bên cạnh không gian chính khi tổ chức địa điểm tổ chức hội nghị tại Hotel Nikko Saigon.
6. Meeting Room 4 – Không Gian Họp Riêng Cho Nhóm Nhỏ
Meeting Room 4 có diện tích 37 m², trần cao 3,5 m, lớn hơn Meeting Room 3 và được trang bị máy chiếu. Phòng có ánh sáng từ cửa sổ, tạo không gian phù hợp cho những buổi họp điều hành cần thêm diện tích sử dụng.
Sức chứa của phòng là:
- Boardroom: 10 khách
- U-Shape: 9 khách
Meeting Room 4 phù hợp với họp nội bộ, trao đổi với đối tác hoặc các phiên làm việc chiến lược có số lượng người tham dự hạn chế. Nếu chương trình chính diễn ra tại ballroom nhưng ban tổ chức cần một phòng riêng cho nhóm quản lý, đây là một phương án có thể bố trí tùy theo lịch sự kiện.
7. Meeting Room 7 – Phòng Hội Nghị Cỡ Vừa Cho Đào Tạo Và Workshop
Với diện tích 208 m², Meeting Room 7 là phòng lớn nhất ở tầng 4. Không gian có trần cao 3,5 m, được bố trí sân khấu và có thể chuyển đổi giữa nhiều kiểu setup, phù hợp với những chương trình nằm giữa quy mô phòng họp và ballroom lớn.
Sức chứa tối đa gồm:
- Theatre: 170 khách
- Classroom: 105 khách
- Tiệc 10: 90 khách
- Tiệc 12: 108 khách
- Cocktail: 100 khách
- U-Shape: 36 khách
- Boardroom: 40 khách
Nhờ có sân khấu và diện tích tương đối rộng, Meeting Room 7 phù hợp cho hội nghị quy mô vừa, đào tạo, seminar và workshop. Đặc biệt, phòng có thể chuyển từ Theatre cho phiên toàn thể sang U-Shape hoặc Boardroom cho những nội dung cần trao đổi nhiều hơn. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc với doanh nghiệp cần một địa điểm tổ chức hội nghị vừa đủ rộng nhưng chưa đến mức sử dụng ballroom 600 khách.
II. Bảng Giá Tổ Chức Hội Nghị Tại Hotel Nikko Saigon
Chi phí là một trong những yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị. Tại Hotel Nikko Saigon, doanh nghiệp có thể lựa chọn gói hội nghị theo thời lượng chương trình và nhu cầu dùng bữa. Các gói được tính theo số lượng khách, phù hợp từ cuộc họp nửa ngày đến chương trình hội nghị kéo dài cả ngày.
| Gói hội nghị | Nội dung | Giá tham khảo |
| Package 1 | Hội nghị nửa ngày, không bao gồm ăn trưa | 750.000 VNĐ++/khách |
| Package 2 | Hội nghị nửa ngày, bao gồm ăn trưa | 1.100.000 VNĐ++/khách |
| Package 3 | Hội nghị cả ngày, không bao gồm ăn trưa | 1.100.000 VNĐ++/khách |
| Package 4 | Hội nghị cả ngày, bao gồm ăn trưa | 1.300.000 VNĐ++/khách |
Lưu ý: Các mức phí trên chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo yêu cầu thực tế của từng chương trình.
1. Các Dịch Vụ Bao Gồm Trong Gói Hội Nghị
Mỗi gói hội nghị tại Hotel Nikko Saigon bao gồm các hạng mục cơ bản phục vụ xuyên suốt chương trình, từ không gian họp đến giải lao và thiết bị hỗ trợ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn khi xây dựng ngân sách cho địa điểm tổ chức hội nghị mà không phải tách riêng quá nhiều chi phí ban đầu.
Các hạng mục được bao gồm trong gói:
- Sử dụng phòng họp trong thời gian của gói.
- Coffee break buổi sáng và/hoặc buổi chiều gồm cà phê, trà, bánh ngọt, cookies và trái cây tươi.
- Buffet trưa quốc tế tạiLa Brasserie đối với Package 2 và Package 4.
- Internet không dây tốc độ cao.
- Notepad, bút chì, kẹo bạc hà và nước khoáng.
- Hệ thống nghe nhìn của khách sạn.
- Micro không dây.
- Bảng trắng và flip chart.
Các hạng mục này đáp ứng những nhu cầu cơ bản của hội nghị, hội thảo và đào tạo doanh nghiệp. Khi lựa chọn khách sạn tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể dựa vào quy mô khách và thời lượng chương trình để chọn gói phù hợp, sau đó bổ sung thêm các thiết bị hoặc hạng mục trang trí nếu cần.
2. Chi Phí Dịch Vụ Phát Sinh
Bên cạnh chi phí gói hội nghị, doanh nghiệp có thể cần bổ sung một số hạng mục phục vụ trình chiếu và nhận diện sự kiện. Các khoản này được tính riêng tùy theo thời lượng sử dụng và quy mô thiết kế:
| Hạng mục | Chi phí tham khảo |
| Máy chiếu LCD – nửa ngày | 2.500.000 VNĐ++ |
| Máy chiếu LCD – cả ngày | 3.000.000 VNĐ++ |
| Backdrop 3m × 5m | 3.750.000 VNĐ++/bộ |
| Backdrop 4m × 7m | 7.000.000 VNĐ++/bộ |
Lưu ý: Các mức phí trên chỉ mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo yêu cầu thực tế của từng chương trình.
Khi dự toán chi phí cho địa điểm tổ chức hội nghị, doanh nghiệp nên tính thêm các hạng mục này nếu chương trình có phần trình chiếu, sân khấu hoặc yêu cầu nhận diện thương hiệu riêng. Việc xác định trước nhu cầu thiết bị và thời gian sử dụng cũng giúp hạn chế các khoản phát sinh ngoài ngân sách dự kiến.
3. Gợi ý chọn gói tổ chức sự kiện Tại Hotel Nikko Saigon
Việc chọn gói hội nghị nên dựa vào thời lượng chương trình, số lượng khách và nhu cầu dùng bữa. Với các doanh nghiệp đang tìm địa điểm tổ chức hội nghị cho từng loại sự kiện, có thể cân nhắc:
- Package 1: phù hợp với cuộc họp, seminar hoặc workshop diễn ra trong nửa ngày và không cần dùng bữa trưa.
- Package 2: phù hợp với chương trình nửa ngày nhưng có nhu cầu phục vụ bữa trưa tại La Brasserie cho khách tham dự.
- Package 3: dành cho hội nghị kéo dài cả ngày nhưng doanh nghiệp không sử dụng bữa trưa trong gói.
- Package 4: phù hợp với chương trình cả ngày, kết hợp phòng họp, coffee break và buffet trưa tại khách sạn.
Cách lựa chọn này giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu ngân sách khi tìm địa điểm tổ chức hội nghị tại tphcm, đồng thời hạn chế chi phí cho những dịch vụ không cần thiết. Trường hợp chương trình có thêm yêu cầu về máy chiếu, backdrop hoặc các thiết bị khác, nên tính riêng các khoản phát sinh vào ngân sách tổng thể.
III. Quy Trình Đặt Phòng Hội Nghị Tại Hotel Nikko Saigon
Để việc chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị diễn ra thuận tiện, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 8 bước cơ bản:
Bước 1: Xác định ngày và số lượng khách
Chốt ngày tổ chức, thời lượng chương trình và số lượng khách dự kiến để làm cơ sở chuẩn bị kế hoạch.
Bước 2: Gửi yêu cầu
Gửi thông tin sự kiện đến bộ phận phụ trách, bao gồm loại hình chương trình, số khách và những yêu cầu cần thiết.
Bước 3: Tư vấn phòng phù hợp
Dựa trên thông tin cung cấp, lựa chọn phòng hoặc sảnh có diện tích và sức chứa phù hợp với chương trình.
Bước 4: Khảo sát địa điểm
Khảo sát thực tế không gian nếu cần, đặc biệt với các chương trình có yêu cầu riêng về sân khấu, lối đi hoặc khu vực đón khách.
Bước 5: Chọn setup và F&B
Thống nhất cách bố trí bàn ghế, hình thức phục vụ và các hạng mục F&B như coffee break hoặc tiệc trưa.
Bước 6: Nhận báo giá
Kiểm tra chi phí gói hội nghị cùng các dịch vụ bổ sung để xây dựng ngân sách phù hợp.
Bước 7: Xác nhận booking
Sau khi thống nhất các hạng mục, doanh nghiệp xác nhận đặt phòng và các dịch vụ đi kèm với khách sạn.
Bước 8: Triển khai sự kiện
Phối hợp cùng đội ngũ phụ trách để hoàn tất công tác chuẩn bị và đưa chương trình vào vận hành theo kế hoạch.
>>>Xem thêm: Nhà hàng tại quận 1: Gợi ý cho những buổi gặp gỡ và tiếp khách quan trọng
IV. Kết luận
Với hệ thống phòng họp đa dạng, sức chứa linh hoạt và các gói dịch vụ phù hợp nhiều quy mô sự kiện, Hotel Nikko Saigon là một lựa chọn đáng cân nhắc khi doanh nghiệp tìm địa điểm tổ chức hội nghị tại TPHCM. Từ cuộc họp nội bộ, hội thảo đến hội nghị quy mô lớn, không gian có thể được điều chỉnh theo nhu cầu thực tế. Nếu doanh nghiệp đang tìm địa điểm tổ chức hội nghị kết hợp không gian chuyên nghiệp, F&B và dịch vụ hỗ trợ sự kiện, có thể liên hệ Hotel Nikko Saigon để được tư vấn phương án phù hợp với số lượng khách và ngân sách.
——————–
Thông tin liên hệ:
Hotel Nikko Saigon
Địa chỉ: 235 Nguyen Van Cu Street, Cau Ong Lanh Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam (Formerly District 1)
Tel: 028 3925 7777
Email: reservation@hotelnikkosaigon.com.vn
Website: https://hotelnikkosaigon.com.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/hotelnikkosaigonvn
Map: